برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی فرایندی است که ما طی می‌کنیم تا در آن بتوانیم برنامه‌ها، کارها و اموراتمان را سازماندهی و ساماندهی کنیم. همه می‌دانند که برنامه داشتن امر مهمی است زیرا حرکات و مسیری که می‌خواهیم طی کنیم را از قبل تعریف می‌کند و برای ما مشخص می‌کند.
برنامه ریزی یک فرآیند است به این معنا که همواره حتی تا انتهای زمان اجرا باید بروی اجزاء آن فکر و تمرکز کرد و تنها به طراحی آن کفایت نکنیم. به این علت که باید آن را رصد کنیم و در صورت نیاز اصلاح کنیم.
برنامه ریزی‌ها را هم به صورت فردی و هم گروهی می‌توان انجام داد. و طبیعی است که برای یک طرح ریزی به صورت گروهی باید از افرادی استفاده کرد که در زمینه مورد نیاز طرح، دارای تخصص یا ایده باشند و توانایی تحلیل و بررسی را داشته باشند.
همچنین طراحی برنامه‌های ما مبتنی ناظر بر اهدافی است که می‌خواهیم به آن برسیم. ما برای تحقق اهدافمان باید یک سری کارها را انجام دهیم و سعی کنیم به بهترین نحو ممکن آن کارها انجام شوند تا بهترین نتیجه را بتوانیم بگیریم. برنامه ریزی به ما کمک می‌کتد که دقیقا به این “بهترین نحو ممکن” دست پیدا کنیم.
این مطلب به بدرد چه کسانی نمی‌خورد؟
باید اذعان کنم که این مطلب مخاطبان خاص خود را دارد. افرادی که در لحظه تصمیم می‌گیرند و اجرا می‌کنند، کسانی که قید و بند خاصی برای کارها و بهره گیری از منابع زمانی و مالی‌شان ندارند و یا کسانی که کار مهمی ندارند، به این مطلب نیازی پیدا نخواهند کرد. البته خواندن و یادگرفتن و دانستن موارد ارائه شده خالی از لطف نیست، اما اهمیتش را کسانی درک خواهند که سر و کار مداوم با این قبیل مسائل دارند.
پایه‌های برنامه ریزی
برنامه ریزی چند اصل مهم دارد که با هم ارتباط نزدیک و قابل ملاحظه‌ای دارند. عمده اصول زیر را با دو نوع مثال فردی و سازمانی توضیح خواهم داد.
زمان
مدت انجام: یک کار یا مجموعه‌ای از امور را که قصد برنامه ریزی دارید، باید به مدت انجام آنها دقت کنید. مدت انجام یعنی اینکه برآورد کنید چقدر زمان مناسب آن کار نیاز است، ضرب الاجلی به همان میزان + ضرایب فنی آن لحاظ شود.
اگر به یک مهمانی خانوادگی می‌روید، چقدر زمان برای آن اختصاص می‌دهید؟ یک ساعت، دو ساعت، نیم روز، کمتر، بیشتر. از اول بدانید تا کارهای بعدی‌تان را بتوانید چینش کنید.
همچنین اگر می‌خواهید طرح ساماندهی و رفع مشکلات رایانه‌های یک شرکت بزرگ را ارائه دهید، باید مدت زمانی برای آن معین کنید تا در زمان مقرر شروع و پایان یابد و خللی در امورات شرکت پیش نیاید.
مقطع زمانی: هر کاری که بخواهیم انجام دهیم، به هرحال در یک بستر زمانی صورت می‌پذیرد. از چند لحظه، تا چند روز، ماه یا حتی سال. مقاطع زمانی در برنامه ریزی‌های میان مدت بسیار مهم هستند و برنامه‌ریزی‌های بلند مدت را هم تحت الشعاع قرار می‌دهند.
به عناون مثال من یک مسافرت تفریحی خانوادگی می‌خواهم برای خودم ترتیب دهم، و تصمیم می‌گیرم که این مسافرت را در هفته اول مهرماه انجام دهم. آیا زمان مناسبی را انتخاب کرده‌ام؟ اگر فرزند محصل داشته باشم قطعاً خیر، چون فرزندم در همان مقطع زمانی باید به مدرسه برود.
یا یک مدیر تصمیم می‌گیرد برای ایجاد انگیزه و انرژی بخشی به کارکنان یک جشن ویژه ترتیب دهد، پس باید به چند مقطع زمانی حساس باشد، اول اینکه جشن در ایام سوگواری‌های متعارف نباشد، دوم اینکه به لحاظ کاری، شرایط و زمینه‌ها فراهم باشد، یا حداقل از این لحاظ مشکلی وجود نداشته باشد.
افراد
طراحان: چه کسانی برنامه ریزی را طراحی می‌کنند، چه کسانی مشاور طراحی هستند؟ پیش از آغاز فرایند برنامه ریزی در هر سطحی این دو سوال _ و موردی که در ادامه خواهیم پرداخت _ باید پاسخ داده شوند. دانستن این دو مورد از این نظر بسیار مهم است که خود فرایند برنامه ریزی را با چالش مواجه نکند. اگر مشخص نباشد که چه کسانی در طراحی برنامه مورد نظر نقش دارند، ممکن است در میانه راه با مشکل مداخله افراد مواجه شوید.
همچنین اگر مشاوران طراحی معین نباشند، با آراء و نظرات مختلفی مواجه خواهید شد که نمی‌دانید سخن کدامیک را در برنامه ریزی خود دخیل کنید.
مجریان: چه کسانی باید برنامه‌ای که طرح‌ریزی شده را اجرا کنند؟ این افراد را هم دقیقاً مشخص کنید. اگر وسعت برنامه شما بزرگ است میتوانید از گروه‌های افراد استفاده کنید و این گروه‌ها را معین کنید. در هر صورت مجریان طرح باید معلوم باشند تا بعداً بتوانید روند اجرا شده را به خوبی پایش کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
مکان
اگر برنامه‌ای که قصد اجرای آن را دارید به مکان خاصی وابسته است، باید نسبت به آن مکان احاطه داشته باشید و ویژگی‌ها، ملاحظات لازم را در نظر بگیید.
به عنوان مثال اگر به مسافرت می‌روید، و مقصد خاصی را مد نظر دارید، شاید (علت بکار بردن لفظ شاید را در آینده خواهید فهمید) بهتر باشد که محل اسکان خود را از قبل تعیین و رزرو کرده باشید، خصوصاً اگر در مقطع پر سفری از سال و به مقصد مسافر پذیری می‌روید.
یا اگر اجرای یک پروژه عظیم مثل ساخت یک نیروگاه را در نظر دارید، باید به محل استقرار آن، بُعد مسافت، امکان تأمین خوراک نیروگاه، ویژگی‌های زیست محیطی، مکانیک خاک آنجا و بسیاری از عوامل توجه ویژه داشته باشید.
افعال
چه فعالیت‌هایی لازم است انجام شوند تا برنامه مد نظر شما کاملا اجرا شده دانسته شود؟ برای کارهای فردی و پروژه‌های بسیار کوچک معین بودن و نوشته بودن این کارها به احتمال زیاد کفایت می‌کند، ولی پروژه‌های بزرگ و عظیم می‌بایست جزئیات کارها توسط افراد خبره و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مدیریت و هدایت گردند. لذا باید خُرده کارها و عملیات‌های ریز و درشت معلوم باشند تا نقشه حرکت گام به گام و گام‌های موازی معلوم و دقیق گردد.
محدودیت ها
در اجرای برنامه مد نظر چه محدودیت‌هایی دارید؟ کجاها با محدودیت‌ها مواجه هستیم؟ چه از لحاظ منابع، چه نیروی انسانی، عوامل محیطی، استراتژی‌های سازمانی، و …
توانایی ها
از چه امکاناتی بهره‌مند هستیم و روی چه چیزهایی می‌توانیم برای رسیدن به اهدافمان حساب کنیم؟
به عنوان مثال برای رفتن به همان مسافرتی که قبل‌تر گفته شد، یک عامل محدودیت، زمان است، هم مدت اجرا و هم مقطع زمانی، نمی‌توانیم در ایام تحصیلی به مسافرت برویم، همچنین سفرمان نباید بیشتر از ۵ روز طول بکشد چون به همین اندازه از مرخصی‌ها می‌توانم استفاده کنم. از سوی دیگر با خودروی شخصی خودمان به سفر می‌رویم، پس جاهای بیشتری را می‌توانیم ببینیم و لذت بیشتری ببریم.
یا برای مثال ساخت نیروگاه، از شاید از لحاظ مالی در مضیقه باشیم(محدودیت)، ولی از توان طراحی و اجرای مهندسان شرکت خودمان می‌توان استفاده کرد (توانایی)
چالش‌های برنامه ریزی
اشتباه در برآوردها:
وقتی در برآوردهای منابع و محدودیت‌ها اشتباه می‌کنیم یقیناً برنامه‌ای که تدارک می‌بینیم از دقت لازم برخوردار نخواهد بود.
درنطر نگرفتن سناریو جایگزین:
ممکن است در طراحی‌تان برای عوامل اصلی و فرعی تنها یک پیش‌بینی انجام داده باشید، و همان موقع اجرا ناکارآمد یا ناممکن از آب درآید و کل برنامه ریزی را دچار مشکل کند. پس باید جدای از سناریوی جایگزین کلی، به تغییرات
برنامه‌ریزی‌های غیر منعطف در اجرا:
درست است که باید در برنامه‌ریزی همه چیز را لحاظ کنید، ولی اگر برنامه شما منعطف نباشد، یعنی قابلیت جابجایی لااقل در برخی از عناصر برنامه را نداشته باشد و یا در زمان‌بندی‌ها برای تأخیر و تعجیل‌ها فضایی درنظر گرفته نشده باشد، در اجرا دچار چالش خواهید شد.
اجرای نامناسب:
برخی از برنامه ها عالی تدوین می‌شوند و ایرادات بسیار جزئی دارند، ولی موقع اجرا که فرا می‌رسد کارکرد خود را از دست می‌دهند، به این علت که برنامه اجرا نمی‌شود و در عمل چیز دیگری اتفاق می‌افتد. پایبند بودن به برنامه تنها ضمانت پاسخگو بودن فرآیند برنامه ریزی است.
سهل انگاری در طی روند:
چالش دیگری که وجود دارد این است که در روند اجرا، برنامه پایش نمی‌شود تا ضعف‌ها و ایرادات احتمالی به موقع تشخیص داده شوند، روند از قبل پیش بینی شده مدام ادامه پیدا می‌کند تا وقتی می‌بینیم از هدفی که داشته‌ایم دور شده‌ایم و دیگر شاید کاری از دستمان ساخته نباشد.
کامل‌گرایی در طراحی:
کامل گرایی یعنی آنقدر به کلیات و جزئیات یک موضوع اهمیت دهیم و سعی کنیم همه چیز درست و تکمیل باشد که اولویت یا اهمیت کار از دست برود. در برنامه ریزی هم بعضی از افراد دچار این مشکل می‌شوند. آن قدر مته به خشخاش می‌گذارند که اصلاً ایده اصلی یا در طرح گم می‌شود یا به کلی کنسل می‌شود. مشکل دیگرش این است که خود طراح/طراحان را خسته و دلزده می‌کند.
باورهای غلط در مورد برنامه ریزی
برنامه ربزی کردن همیشه سخت است
بله، برای امورات سنگین و کارهای بزرگ و پروژه‌های عظیم، برنامه ریزی‌ای که مو لای درزش نرود، کار سختی است ولی قطعاً این یک باور اشتباه است که همیشه برنامه ریزی کردن کار سختی است و این باور خسارت‌هایی به همراه خواهد داشت. طول و تفصیلی که در این مطلب می‌بینید خیلی اوقات به طور اتوماتیک انجام می‌شود.
همیشه خودآگاه این کار انجام می‌شود
ما روزانه برنامه ریزی‌های زیادی انجام می‌دهیم که اغلب آنها ناخودآگاه است. تمام تجزیه و تحلیل‌های فوق را هم انجام می‌دهیم، ولی آن قدر سرعت این تصمیم‌گیری‌ها توسط مغز ما یالاست که توجهی نمی‌کنیم. بله، ما برای کارهای معمولی و پیش پا افتاده هم برنامه ریزی می‌کنیم ولی توسط ذهن ناخودآگاهمان.
هر کسی نمی‌تواند این کار را بکند
با توجه به دو مورد فوق متوجه می‌شویم که هر کسی می‌تواند برنامه ریزی کند، لااقل برای امورات شخصی و در حوزه فردی خودش، شاید برخی به علت تبحر کمتر در علوم و فنون مرتبط با این امر، قدرت پردازش کمتری داشته باشند _ که همان هم قابل بهبود و ارتقاء است _ ولی هر مغز سالمی می‌تواند برنامه ریز خوبی هم باشد.
فقط افراد مهم و پروژه‌ها نیاز به برنامه ریزی دارند
این هم یک اشتباه دیگر است. همه ما نیاز داریم در امور کوتاه مدت و بلندمدتمان برنامه‌های خود را پیاده کنیم. هر چند به نظر نیایند.
8 تکنیک فوق العاده برای برنامه ریزی
2. اولویت بندی کنید
3. برنامه خود را قابل تغییر قرار دهید
4. قورباغه را قورت دهید!
5. برنامه را به صورت واضح مشخص کنید
6. به خودتان استراحت دهید!
7. چک لیستتان را زیبا کنید!
8. برای خودتان جریمه تعیین کنید!
مهارت‌های کلیدی مرتبط با برنامه ریزی
مدیریت زمان و منابع
دانستن اصول مدیریتی خصوصاً مدیریت زمان و سایر منابع بسیار ما را در برنامه ریزی یاری می‌کند. چون یکی از مباحث کلیدی دانستن محدودیت‌های زمانی بود و مدیریت زمان داشتن ما را در کنترل این بحث یاری می‌کند.
تیپ شناسی افراد
شخصیت‌شناسی یکی دیگر از مهارتهایی است که باید بدانیم و بر آن مسلط باشیم، اگر می‌خواهیم تصمیمات کلان بگیریم و برنامه ریزی‌های گروهی ترتیب دهیم. واقف بودن بر این مهارت به ما کمک می‌کند بدانیم افراد با تیپ‌های شخصیتی گوناگون چگونه فکر می‌کنند و چه جایگاه و مسئولیتی را قادر هستند به خوبی حفظ و حراست کنند.
(برای شناخت بهتر خودتان و درک بهتری از دیگران این مطالب را از دست ندهید)
علوم مدیریتی
دیگر علوم مدیریتی هم می‌تواند به ما در تولید برنامه‌ریزی‌های دقیق کمک کنند. اصلاً برخی از رشته‌های دانشگاهی در کل برای برنامه ریزی در سطوح مختلف ایجاد شدند، مثل مدیریت استراتژیک و …
ریاضی
شاید بی‌ربط به نظر برسد، ولی داشتن ذهن قوی در ریاضیات می‌تواند به تولید برنامه‌های دقیق‌تر و با کیفیت‌تر کمک کند. کسانی که ذهن ریاضی قوی‌ای دارند عموماً از قوه تجزیه و تحلیل خوبی برخوردارند و لذا در تعیین گام‌ها می‌توانند بهتر عمل کنند
نرم افزارهای مرتبط
نرم‌افزارهایی هستند که کارشان صرفاً برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌های خُرد و کلان است. مثل MS ProjectوPremavera و … اگر بخواهید از نرم افزارها برای اجرای برنامه‌ها و مدیریت آنها استفاده کنید، حتی برنامه‌های ساده‌ای مثل اکسل و یادآورهای گوشی‌تان هم کارایی خوبی خواهند داشت، اگر بخواهید.
جاهایی که برنامه ریزی نداشته باشید بهتر است
وقتی به دنبال هیجان هستید
جنس برنامه ریزی از نوع پیش بینی و تجزیه و تحلیل پیش از وقوع است، و هیجان در نقطه مقابل آن قرار دارد. پس اگر می‌خواهید به جامپینگ بروید و مثل یک فرد عادی لذتش را ببرید، به دنبال برنامه ریزی خاصی در آن نباشید، مگر اینکه مثل یک محقق فیزیک بخواهید تحلیل علمی کنید.
وقتی صرفا یک پیرو هستید
اگر شما مسئولیتی در قبال کار یا پروژه‌ای ندارید، خودتان را اذیت نکنید، داشتن برنامه برای اجرا در چنین مواقعی سرخورده‌تان می‌کند. پیشنهاد می‌کنم برنامه و طرح داشته باشید، ولی به عنوان اینکه با خودتان بگویید اگر من جای مسئولم بودم کار رو اینطوری انجام می‌دادم.
برنامه داشتن یا نداشتن شما در خود پروژه تأثیری ندارد و داشتن برنامه تنها به قوی‌تر شدن ذهن شما منجر می‌شود، که خود بسیار خوب است. ولی به فکر اجرایش نباشید که تداخل کاری به وجود نیاید.
جمع‌بندی:
ما با کلیات و اصول برنامه ریزی آشنا شدیم و گامهایی برای یک برنامه ریزی دقیق را معرفی کردیم و یک نمونه هم ارائه دادیم. چالش‌های اجرایی برنامه ها را هم گفتیم و در نهایت باورهای غلطی که در این زمینه وجود دارد.
شما چقدر از برنامه هایتان را به طور خودآگاه طرح ریزی و اجرا می‌کنید؟
لطفا نظراتتان را در قسمت پایین درج فرمایید.
کمال کیایی مشاور مدیریت و برندینگ
شماره تماس 09037541180
